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如何做好5s现场管理

       

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  2015-02-03展开全部推行“5s”现场管理通常有3种方法:(1)企业自行组织学习、推行。(2)聘请经验丰富的管理咨询师进行培训,企业自己推行。(3)从培训学习到推行过程,全程有顾问老师辅导并协助推行。

  2010年底,在公司领导王总的倡导下推行“5s”现场管理,由市公司采购物流处承担具体的项目实施,采购物流处励处长为总负责人。

  首先,在采购物流处励处长的领导下拟定了项目实施总体计划:第一,加强宣传,形成良好氛围。在公司领导的倡导提议下,加强宣传“5s()现场管理的重要性,渲染“5s”管理活动的浓厚氛围,让每一位员工都能深入人心。第二,理论的导入。聘请经验丰富的“5s”管理咨询师进行培训,组织全员从上至下,从高层领导到一般员工全员参与“5s”的培训学习,不能有任何例外。第三,成立各级“5s”现场管理领导小组。从市公司到各配送中心,成立各级“5s”现场管理领导小组,并由各配送中心分管领导作为负责人。第四,分析现状。各单位对现状进行自我诊断、评估,参照“5s”管理的要求找出差距,提出改进措施。第五,分阶段逐步推行。第一阶段推行整理、整顿2个s,第二阶段推行清扫、清洁2个s,第三阶段推行素养最后1个s。最后,进行总结和经验交流。好的经验进行推广,并形成标准化、制度化,持之以恒执行下去,养成良好的习惯,提升现场管理水平。

  在实施的过程中,本人全程参与了公司推行“5S”现场管理活动的全过程,见证了推行“5S”管理后整个公司现场管理的变化,无论是现场工作环境,还是一线管理,均有较大提升。实施“5s”现场管理活动,推行方法主要有以下几个方面:

  (1)宣传一定要到位,营造“5s”活动氛围。可以采用宣传标语、“5s”宣传图片、设立专栏等方法,让每个角落都能够有醒目的标识,时时刻刻提醒大家按“5s”标准进行工作。让这种氛围能够彻彻底底深入人心。

  (2)成立分级领导小组,分管领导任组长。有了领导的重视,事情就成功了一半。很多时候就是因为领导的忽视,导致公司的很多制度流于形式。

  (3)聘请专家,进行全员培训。培训非常重要,一个有经验的老师会把“5s”的内涵分析的非常透彻,能让学员领会其重要性和带来的重要意义。能让大家从内心愿意来推行这项活动。

  (4)设立样板区,先从样板开始。先选出一个区域作为样板区,集中精力对该区进行“5s”改善,然后要求其他区域按样板区域的做法进行“5s”活动工作。这种以点带面的做法可以让员工尽快看到改善成果,统一认识,消除顾虑,而且还是对员工进行教育,增强员工问题意识的有效手段。

  (5)建立巡查制度,帮助找问题。在推行前期取得初步成果后,由推进组织或企业领导带领巡查小组成员,对公司全范围进行巡查,发现存在的问题,并要求限期改善。在“5s”活动推行初期,许多员工问题意识还不够,巡查制度对活动的推行能起到非常积极的作用。

  (6)定点拍照,建立网上“5s”管理专栏。对问题点改善的前后状况进行比较对照,十分直观地告诉员工什么是好,什么是不好,有助于员工问题意识的培养,又能增强员工的自豪感。中盐上海市盐业公司信息平台上“5s”管理专栏从开始一直延续到现在,每个月都会有巡查小组成员进行各单位巡查,对定点拍照的情况在网上“5S”管理专栏展示,这对于“5s”管理起到一个长期推进的作用,持之以恒,让员工养成一个良好的习惯。

  (7)开展竞赛评比活动。结合公司工会设立年度劳动竞赛项目,设立“5s”现场管理劳动竞赛,更好的推进“5s”管理活动的开展。公司工会的劳动竞赛起到了一个很好的助推器作用,更加提高了员工的积极性。

  (8)建立自查制度。各配送中心结合公司工会劳动竞赛,建立各具特色的管理制度和评比活动;建立了“5s”实施确认表,划分责任区,责任到人,明确职责,明确整理、整顿、清扫工作内容和监督工作完成情况;形成完善的自查机制,如每周不定期的检查、每月定期检查等制度。

  当然,我们在实施“5s”现场管理活动也并不是那么顺利的,刚开始实施“5s”活动时对“5S”活动的认识还存在不少的误区。如,有些员工包括个别领导都认为“5s”

  管理活动就是一种大扫除,只是为了改善企业形象所开展的活动;很多不在生产一线s”管理活动是生产现场员工的事情,不在生产现场的人员不需要开展“5s”活动;很多员工认为目前的工作已经非常繁重,实施“5s”活动增加了工作负担;也有不少人认为“5s”管理活动的推广是赔本生意,很难在短期内形成收益,因而不愿意实施;有人认为整理、整顿、清扫、清洁和素养等“5S”管理活动过于注重形式,缺少实质性的内容,因而对“5S”管理活动的实施效果始终持怀疑的态度等等。

  这些错误的观点对于企业成功推行“5s”活动的负面影响极大,因此一定要加以纠正,成功推行“5S”活动就要有一定的原则:

  (1)自我管理的原则。良好的工作环境,不能依靠增加新设备,也不能指望别人来创造。应当充分领导现场人员,由现场人员动手刨造一个整齐、清洁、方便、安全的工作环境,使他们:养成遵章守纪、严格要求的习惯。

  (2)勤俭的原则。开展“5s”活动,要从现场清理出无用之物,其中,有的只是在现场无用,但可用于其他地方,有的虽然是废物,但应本着废物利用、变废为宝的精神,物尽其用。

  (3)持之以恒的原则。“5s”活动开展起来比较容易,可以搞得轰轰烈烈,在短时间内即可取得明显效果,但要坚持下去,持之以恒,不断优化则不容易。因此,开展“5s”活动,重在坚持。企业首先将“5s”活动纳入岗位责任制;其次,要严格、认真做好检查、评比和考核工作,将工作结果同各部门和每一个员工的经济利益挂钩;第三,要不断提高现场“5s”水平,即要通过检查,不断发现问题,检查考;陔后必须针对问题提出改进措施,使“5s”活动持续开展下去,这样企业才有良好发展的基础。

  通过一年多“5s”现场管理活动的开展,各配送中心现场环境有了较大改善,现场管理水平也得到了较大提高,使现场管理工作简单化、可视化、高效化,极大提高了企业的基础管理水平,为企业降低成本、提高市场竞争力打下了坚实的基础。在实施“5S”活动中我们提炼“5s”管理模式的精华、理念,结合自身的环境和工作特点进行了科学整合,建立了一套适合自身特点的现场管理方法,形成企业的核心竞争力。

  总之,实施“5s”现场管理是一项长期工程,任何制度的实施和完善都将是一个长期的过程,贵在坚持。实践证明,“5s”管理不是一个仅限于简单的表面清扫工作,而是实现工作环境根本改善的有效手段,目的是创造干净整洁的工作场所、减少浪费、提高效率、降低成本、培养有素养的优秀团队。

  为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定如下制度。

  1. 每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。

  2. 每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。

  4. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” ;

  1. 办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放。办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净。

  2. 抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料;把这个空间从充分利用起来,可以放下面这些东西:

  3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内;

  1. 办公室:桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品;

  2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;

  3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;

  4. 储存公用信息的软盘采取保护措施,使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系,建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后,一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样,保存在专用的夹子里。

  1. 做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里;

  2. 办公自动化里面重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;

  3. 为了减轻服务器负担,提高响应速度,办公自动化中已看邮件不要超过一定数量,经理、处长不得超过100封,部长不得超过50封,员工不得超过20封。系统管理员不定期抽查。

  公司新办公楼有专门的保洁人员,公共区域(如通道、楼梯)不需清扫,清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机等等

  个人区域 桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落 每天5分钟清扫 每天下班后5分钟

  办公设备 主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢 每周一次 每周五下班前15分钟

  采取记分制,每人每月基准分100分,凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分,违反《公司日常管理规定》者扣10分。

  行政部每天进行检查,对违规者在办公自动化上予以公布。月末进行统计,对被扣5分者给予警告处分,被扣10分者扣发当月工资50元,15分者100元,以此类推。

  每月各公司、处室的所有员工得分的平均分作为各公司、处室每月得分,对连续两个月排名第一名的公司、处室的员工给予当月平均奖金10%的奖励;对连续两个月排名最后的公司、处室的员工扣发当月平均奖金的10%。

  为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定如下制度。

  1. 每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。

  2. 每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。

  4. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” ;

  1. 办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放。办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净。

  2. 抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料;把这个空间从充分利用起来,可以放下面这些东西:

  3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内;

  1. 办公室:桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品;

  2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;

  3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;

  4. 储存公用信息的软盘采取保护措施,使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系,建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后,一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样,保存在专用的夹子里。

  1. 做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里;

  2. 办公自动化里面重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;

  3. 为了减轻服务器负担,提高响应速度,办公自动化中已看邮件不要超过一定数量,经理、处长不得超过100封,部长不得超过50封,员工不得超过20封。系统管理员不定期抽查。

  公司新办公楼有专门的保洁人员,公共区域(如通道、楼梯)不需清扫,清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机等等

  个人区域 桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落 每天5分钟清扫 每天下班后5分钟

  办公设备 主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢 每周一次 每周五下班前15分钟

  采取记分制,每人每月基准分100分,凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分,违反《公司日常管理规定》者扣10分。

  行政部每天进行检查,对违规者在办公自动化上予以公布。月末进行统计,对被扣5分者给予警告处分,被扣10分者扣发当月工资50元,15分者100元,以此类推。

  每月各公司、处室的所有员工得分的平均分作为各公司、处室每月得分,对连续两个月排名第一名的公司、处室的员工给予当月平均奖金10%的奖励;对连续两个月排名最后的公司、处室的员工扣发当月平均奖金的10%。

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